Freelance à Berlin, mode d'emploi

Être freelance à Berlin, c’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin : c’est vite frustrant et ça donne le tournis ! Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est assez complexe du point de vue des démarches et que cela peut rapidement devenir technique. Surtout quand on débarque à Berlin pour la première fois.

Nous avons souhaité en savoir plus sur la question et demandé des informations sur les démarches à entreprendre pour se mettre à son compte. Seront passées au crible, les différentes facettes administratives rattachées à la notion de freelance, au même titre que la procédure de déclaration d’impôts et la déductibilité.

Un topo au sujet de la facturation et des diverses assurances sera aussi présenté. Enfin, plusieurs règles à connaître au sujet de la TVA viendront clôturer ce dossier.

Le « Freelance »

Au vu de l’évolution des méthodes de travail, le nombre de travailleurs freelance n’a de cesse d’augmenter. Plus de flexibilité au travail, possibilité de travailler pour plusieurs personnes à la fois, ce mode de travail indépendant en attire plus d’un.

Mais au juste, c’est quoi un freelance ?

La notion de freelance ne désigne pas un statut à part entière contrairement à ce que l’on pourrait croire. Un freelance désigne tout travailleur indépendant, toute personne physique qui est à la fois un entrepreneur et chef de sa propre entreprise.

C’est là que ça peut vite devenir compliqué lorsque l’on ne s’y connait pas. En effet, en Allemagne, le statut de travailleur indépendant correspond à un large panel de métiers regroupant professions libérales aussi appelées Freiberufler (avocats, médecins, psychologues …), mais aussi des métiers liés à la culture, au journalisme ou encore au graphisme pour n’en citer que quelques-uns.

Comme en France, le statut juridique fiscal exact est important car il aura des conséquences sur le régime fiscal, sur vos obligations comptables et même sur l’ampleur de vos responsabilités. La notion de travailleur indépendant (Selbstständiger) rassemble donc ceux qu’on appelle Freiberufler mais aussi les autres auto-entrepreneurs (Gewerbetreibender). Cette dernière classification peut faire référence notamment aux web-designers, aux agents immobiliers, aux propriétaires de café… Par ailleurs, notez qu’en tant qu’auto-entrepreneur vous avez la possibilité d’embaucher des personnes.

Facturation

Pour ce qui relève de la mise en forme et du contenu des factures émises en tant que freelance : rien d’extraordinaire ! Si ce n’est que la mention d’une durée incluant des dates si vous offrez des services est attendue. Il est conseillé d’annoncer le temps dont vos clients disposent pour vous régler en mentionnant le sous-total, la TVA et le total. Les mentions du Steuernummer et du Rechnungsnummer, votre adresse et celle de la personne à laquelle vous facturez, de même que vos coordonnées bancaires sont aussi obligatoires. Attention ! Nous vous conseillons de conserver vos documents pour une durée de 10 ans.

Allez, on est sympathique et on vous donne quelques tuyaux pour rendre la démarche plus facile. L’application « Wave-Accounting », par exemple, est une application de comptabilité permettant de générer automatiquement des factures et de vérifier si vos clients ont réglé. Enfin, le site « Rechnungsmuster » permet d’avoir des modèles de factures gratuitement.

Formalités sociales : le point sur les assurances

Que vous soyez salarié, Freiberufler ou auto-entrepreneur, certaines assurances peuvent vous être utiles : la protection juridique premièrement, connue sous le nom de Rechtsschutzversicherung ou encore l’assurance pour incapacité de travail, Berufsunfähigkeitsversicherung. Par ailleurs, dans certaines branches, il est obligatoire d’avoir certains contrats d’assurances. Par exemple, les médecins sont obligés d’avoir une responsabilité professionnelle (Berufshaftpflichtversicherung).

Il existe également une différence majeure en matière d’assurances entre le freelance et le salarié. En mode freelance, c’est à vous de vous organiser et de payer votre assurance maladie. Tandis que, lorsque vous êtes un salarié, les charges d’assurances sont réparties entre vous et l’employeur.

Lorsque vous résidez en Allemagne, il est obligatoirement demandé d’avoir une assurance santé. Le système allemand comprend donc le système public et le système privé. Le système public correspond aux charges d’assurance qui dépendent du revenu, mais il n’y a pas de questions relatives à des conditions de vie particulières.

Pour ce qui est du système privé, les charges d’assurance dépendent de l’âge, du niveau de santé et de la situation professionnelle de l’individu. Il y a des charges à prévoir pour chaque membre de la famille. Donc en fait, on ne peut que vous conseiller de souscrire à l’assurance publique, dans la mesure où vous paierez de plus en plus en fonction de votre âge avec l’assurance privée. Les assurances santé privées sont relativement moins onéreuses que les publiques. Attention, lorsque vous choisissez l’assurance privée, il est très difficile de revenir sur une assurance publique par la suite. Tandis que l’inverse est beaucoup plus facile. Enfin, si le travailleur indépendant a un emploi salarié à côté, il est possible que ses cotisations soient prises en compte par son employeur.

Concernant l’assurance retraite, là aussi les auto-entrepreneurs préparent leur retraite comme bon leur semble.

Si vous cherchez un conseiller en assurance à Berlin, parlant anglais et spécialisé en freelance, nous vous recommandons Alex Holz travaillant pour AOK.

TVA pour qui, pour quoi et quand ?

La TVA, est un élément majeur du travailleur indépendant. Que vous soyez Freiberufler ou auto-entrepreneur, il vous faut tenir une comptabilité quotidienne de vos opérations entrantes et sortantes.

Le taux est de 19% pour les biens et services. Mais un taux réduit de 7% est pratiqué par exemple pour les œuvres d’art et les livres. Pour remplir la TVA, vous devez vous procurer le Umsatzsteuernummer du Finanzamt qui est un code TVA personnel à fournir sur les déclarations.

Il y a deux cas de figure qui se présentent à vous. Soit votre chiffre d’affaires est inférieur à 17 500 euros par an et vous pouvez passer par le statut Kleinunternehmer, ce qui vous affranchi de TVA (attention il faut en faire la demande). Soit votre chiffre d’affaires est égal ou supérieur au montant de 17 500 euros de l’année précédente. Le tout peut être déclaré en ligne via Elster.

Pour davantage d’informations, nous vous conseillons de contacter le cabinet Impact Rechtsanwälte Avocats, spécialisé dans le conseil, la représentation et l’accompagnement des clients francophones.

Karla Bernat-Schöppl

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